A/ Simulation réservation site internet

a) Maëva, Quentin et Emerick ont procédé à un petit « test » de réservation via le site du festival. Ils ont très vite rencontré quelques difficultés au moment de compléter le formulaire (notamment pour la sélection du spectacle désiré) ainsi que pour le retourner aux organisateurs (il faut d’abord l’enregistrer avant de le renvoyer).

b) Emerick et Julie se proposent donc de créer un formulaire que l’on pourrait mettre directement en ligne et les utilisateurs n’auraient plus qu’à « cliquer » sur envoyer. Le formulaire arriverait directement sur la boite mail du festival. En attente de réalisation et de test de « faisabilité ».

c) Quentin et Maëva ont également créé une réponse automatique type que l’on pourrait envoyer aux utilisateurs qui ont fait une réservation en ligne. Elle leur rappelle la procédure (libellé des chèques, adresse,…).

B/ Nécessité d’organiser un pré-spectacle Mâcon, Montceau-les-mines et Tournus ?

a) Après réflexion, il semble que le festival soit déjà identifié sur Mâcon. Aucune nécessité d’y organiser un pré-spectacle et de se créer du travail supplémentaire. Néanmoins, si les partenaires chalonnais sont invités lors du pré-spectacle / conférence de presse à Saint Marcel le 5 mars, il est indispensable d’organiser une conférence de presse à Mâcon aussi. Proposition de date et de lieu : Le mercredi 18 mars à 12h00 au Lycée René Cassin

b) Il y aura un pré-spectacle à Montceau-les-mines. Daniel s’en occupe.

c) En ce qui concerne Tournus, tous les billets ont d’ores et déjà été vendus. Il n’est donc pas nécessaire de faire plus de publicité.

C/ Pré-spectacle, Saint-Marcel

a) Confirmation de la date et du lieu :

Le jeudi 5 mars de 18h30 à 20h30 au Réservoir à Saint-Marcel

b) Réception et diffusion du flyer créé par le Réservoir pour la promotion du pré-spectacle : Emmanuel se charge de son envoi à tout le comité organisateur. Merci de le diffuser le plus largement possible !

d) Programmation de la soirée : Julie s’occupe de faire une programmation, de contacter les groupes ainsi qu’un technicien du son. a. En attente de la réponse de Monsieur Christian Potheret, contacté sur recommandations d’Elisabeth. b. 6 groupes ont été contactés. 3 ont accepté, 3 sont en attente. La prestation ne dépassera pas les 4.30min.

e) Signature de la convention de mise à disposition de la Municipalité de Saint-Marcel. Emmanuel signera la convention en tant que Représentant des organisateurs. Julie apportera la convention signée, en double exemplaire, au Réservoir, le mardi 24/02.

f) Déclaration de buvette de catégorie 1 (Sans alcool). Julie a envoyé un fax de demande d’ouverture de débit de boisson et doit récupérer l’autorisation le mardi 24/02 à la Mairie de Saint-Marcel.

g) Emerick et Julie visiteront les locaux du Réservoir afin de préparer le pré-spectacle le mardi 24/02.

h) Les invitations doivent à présent être envoyées au plus vite aux partenaires ainsi qu’aux médias. Emmanuel se charge d’inviter, par email, les lycées de Chalon, l’Inspecteur d’Académie ainsi que les partenaires locaux. Julie, après réception des lettres types, enverra des invitations officielles « format papier » + médias locaux.

i) Emmanuel a rempli la déclaration à la SACEM, ainsi que la demande d’attestation d’assurance à la MAIF liée à l’organisation du pré-spectacle et du spectacle prévu au Madeleine Palace à Tournus.

j) Volontaires pour participer à l’organisation et à la réalisation de ce pré-spectacle ? L’idéal serait que nous soyons 8/10 personnes. (Accueil, buvette, vestiaires, apéro, …)

 

D/ Programmations

Maëva, Quentin et Emerick ont étudié attentivement les fiches techniques de Mâcon et de Chalon (plus de 60 !) et ont réalisé les programmations de ces deux spectacles.

 

E/ Diffusion affiches Chalon sur Saône

Emerick et Julie déposeront 50 affiches à la Mairie de Chalon et au Parc des Expos de Chalon, le mardi 24/02.

Julie Monnet, Représentante des organisateurs du Festival Fédération des Œuvres Laïques

PS : Fabienne a réalisé un powerpoint avec des photos des organisateurs au travail ou des lycéens en spectacle. Elle l’a proposé au regard critique de Maëva, Emerick et Quentin. Il est réussi. Il pourrait être projeté pendant que les spectateurs s’installent.

 

Présents : Quentin, Maëva, Emerick, Emmanuel, Julie.